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Sinales contrata Secretária Executiva na Serra

Assistente Administrativo

Atuando no mercado desde 1991, a Sinales Sinalização Espírito Santo LTDA, construiu sua história através da qualidade de todos os seus serviços prestados e produtos fornecidos. Todo o caminho trilhado garantiu o conhecimento e experiência necessários para a inovação.

CARGO: SECRETÁRIA EXECUTIVA

DESCRIÇÃO DA VAGA

  • Assessorar, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenar e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências.
  • Atender usuários externos e internos; organizar eventos e viagens e prestar serviços em idiomas estrangeiros.

RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

• Assessorar direções:

Administrar agenda pessoal das direções; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões.

• Atender pessoas:

Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encami-nhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.

• Gerenciar informações:

Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.

• Elaborar documentos:

Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.

• Controlar correspondência:

Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.

• Organizar eventos e viagens:

Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).

• Supervisionar equipes de trabalho:

Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.

• Arquivar documentos:

Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.

• Utilizar recursos de Informática.

• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.

REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES

  • Superior completo;
  • Inglês e espanhol fluente.

INFORMAÇÕES ADICIONAIS

A empresa oferece salário compátivel com o mercado, alimentação, plano de saúde, seguro de vida e participação nos resultados.

Como se candidatar:

Os interessados podem realizar cadastro do currículo através do link disponibilizado abaixo.

Candidatar-se para a vaga


Atenção!

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